행사대행 업체 고르는 법 — 제안서와 견적서에서 확인할 것

행사대행 업체를 고르는 단계에서 발주 담당자가 받는 자료는 대개 제안서와 견적서 두 가지입니다. 문제는 업체마다 형식이 달라서 나란히 놓고 비교하기가 어렵다는 점입니다. 이 글은 기업행사 대행이나 공공행사 대행을 맡길 업체를 정할 때, 제안서와 견적서에서 무엇을 확인하면 비교가 쉬워지는지를 발주 담당자 입장에서 정리한 것입니다.

행사대행 업체 선정 전에 발주처가 먼저 정할 것

업체를 비교하기 전에 발주처 내부에서 정해 두어야 할 것이 있습니다. 이 기준이 없으면 업체마다 다른 전제로 제안서를 쓰고, 결과적으로 비교가 되지 않습니다.

• 행사 목적: 임직원 결속, 고객 응대, 대외 홍보 중 무엇이 우선인지
• 예상 참석 인원과 대상: 임직원만인지, 가족 동반인지, 외부 고객·시민인지
• 날짜와 장소 후보: 확정인지, 업체 제안을 받을 것인지
• 예산 범위: 상한만이라도 공유할지 여부 [확인 필요: 예산을 제안 요청서에 공개할지에 대한 권장 기준]
• 발주처가 직접 맡을 일과 업체에 넘길 일의 경계

같은 조건을 모든 업체에 동일하게 전달해야 제안서끼리 비교할 수 있습니다. 행사 기획 전체 흐름은 기업행사 기획 절차와 체크리스트에 따로 정리해 두었습니다.

제안서에서 확인할 것: 운영 계획이 구체적인가

제안서의 앞부분은 콘셉트와 디자인 시안이 차지하는 경우가 많습니다. 하지만 행사 당일 결과를 좌우하는 것은 운영 계획입니다. 다음 항목이 제안서에 적혀 있는지 확인하는 편이 좋습니다.

• 시간대별 진행표(런시트)의 초안
• 입장·동선 계획: 인원이 몰리는 시간대와 대기 공간
• 현장 인력 배치: 역할별 인원과 책임자
• 안전·우천 대응 계획: 기상 악화 시 대체 동선과 중단 기준
• 협력사 구성: 무대·음향·영상·중계·렌탈을 어느 업체가 맡는지

이 항목들이 "현장 상황에 맞춰 운영" 같은 문장으로만 처리되어 있다면, 계약 전에 구체적인 계획을 요청해 볼 수 있습니다. 야외 행사라면 야외 행사 안전·우천 대응 글의 항목을 질문 목록으로 써도 됩니다.

현장 총괄과 협력사 관리는 누가 하나

행사대행 업체가 모든 장비와 인력을 직접 보유하는 경우는 드뭅니다. 대부분 무대·음향·영상 등은 협력사와 함께 움직입니다. 그래서 발주처가 확인해야 할 것은 "누가 협력사 전체를 관리하고, 현장에서 최종 판단을 내리는가"입니다.

• 현장 총괄 책임자가 기획 단계부터 같은 사람인지
• 협력사 출입·반입 장비·차량을 누가 어떻게 관리하는지
• 문제가 생겼을 때 발주처가 연락할 단일 창구가 있는지

어니스트의 사례로 보면, 2025년 8월 롯데호텔 서울에서 열린 테러대응 관계기관 합동훈련에서 시스템 협력사 관리와 현장 총괄을 맡았습니다. 이런 역할 분담이 제안서에 명시되어 있는지가 업체 간 차이를 드러내는 지점입니다.

견적서는 항목 단위로 맞춰서 비교한다

견적 총액만 비교하면 오해가 생기기 쉽습니다. 한 업체는 무대 설치에 철거를 포함했고, 다른 업체는 별도로 뺐을 수 있기 때문입니다. 비교할 때는 항목을 같은 기준으로 다시 맞춰 보는 것이 좋습니다.

• 기획·연출비와 운영 인력비가 분리되어 있는지
• 무대·음향·조명·영상 장비가 설치·철거 포함인지
• 현장 인력의 근무 시간 기준과 초과 시 처리 방식
• 보험, 인허가, 장소 사용료를 누가 부담하는지
• 스케치영상·사진 기록이 포함인지 별도인지

대략적인 비용 구성은 기업행사 대행 비용, 어떤 항목으로 구성되나에 항목별로 정리했습니다. 규모별 금액은 [확인 필요: 행사 규모별 대략 비용 범위]입니다.

기업행사와 공공행사는 선정 방식이 다르다

기업행사 대행은 보통 몇 개 업체에 제안을 요청해 비교하는 방식이 많습니다. 공공행사 대행은 나라장터 공개입찰처럼 정해진 절차를 따르고, 평가 기준도 공고에 미리 적혀 있습니다. 어니스트가 맡은 2025년 의정부시 일자리박람회는 나라장터 공개입찰로 수주해 기획부터 현장 운영까지 진행한 사례입니다.

공공 발주에서 업체가 준비해야 할 서류와 평가 항목은 공공행사 대행, 입찰 공고부터 현장 운영까지에서 다뤘습니다.

실적은 규모보다 "비슷한 조건"을 본다

업체의 포트폴리오를 볼 때 가장 큰 행사 숫자보다, 이번 행사와 조건이 비슷한 사례가 있는지를 보는 편이 실용적입니다.

• 참석 대상이 비슷한가 (임직원 가족, 고객, 시민)
• 장소 유형이 비슷한가 (실내 홀, 야외 공원, 호텔)
• 운영 기간이 비슷한가 (하루 행사, 여러 거점 장기 운영)

예를 들어 어니스트는 삼성전자 한가족 어울림축제처럼 단일 행사 최대 60,000명 규모 가족 행사를 운영했고, 2026년에는 서울시 「여기저기 서울형 키즈카페」 체험놀이터를 한강공원 등 8개 외부 거점에서 운영하고 있습니다. 하루짜리 대형 행사와 여러 거점의 장기 운영은 필요한 역량이 다르므로, 발주 담당자는 자신의 행사와 닮은 사례를 기준으로 질문하는 것이 좋습니다.

계약 전 마지막으로 확인할 것

• 제안서에 적힌 인력·장비가 계약서 과업 범위에 그대로 들어갔는지
• 일정 변경·취소 시 비용 처리 기준 [확인 필요: 통상적인 취소 수수료 기준]
• 행사 후 결과 보고(사진·영상·정산 자료)의 범위와 납기

업체 선정은 결국 "당일 현장에서 무슨 일이 일어날지 가장 구체적으로 설명하는 곳"을 고르는 일에 가깝습니다. 제안서와 견적서를 같은 기준으로 맞춰 놓고 보면 그 차이가 잘 드러납니다.