공공행사 대행, 입찰 공고부터 현장 운영까지 발주 담당자가 정할 것

기념식·착공식·박람회처럼 지자체와 공공기관이 주최하는 행사는 기업행사와 준비 순서가 다릅니다. 기업행사는 프로그램을 먼저 구상하고 예산을 맞추는 경우가 많지만, 공공행사 대행은 발주 방식과 과업지시서가 먼저 정해지고 프로그램은 그 범위 안에서 짜입니다. 이 글은 공공행사 대행을 처음 발주하는 담당자가 공고 전, 계약 후, 행사 당일, 종료 후에 각각 무엇을 정해야 하는지 정리한 것입니다.

공공행사 대행이 기업행사와 다른 점

차이는 크게 세 가지입니다.

• 결정 기준이 문서입니다. 기업행사는 담당 임원의 판단으로 범위가 바뀌기도 하지만, 공공행사는 과업지시서와 계약서에 적힌 범위가 기준입니다. 적혀 있지 않은 일은 추가 과업이 되고, 추가 과업은 변경 계약이나 별도 협의가 필요합니다.
• 의전이 프로그램과 같은 무게를 갖습니다. 기관장과 내빈이 참석하는 기념식·착공식은 진행 순서, 좌석, 동선이 의전 기준에 맞아야 합니다.
• 참가자가 불특정 다수입니다. 박람회나 시민 참여 행사는 사전 명단이 없는 방문객이 섞입니다. 인원 예측, 접수, 안전 관리가 기업행사보다 까다롭습니다.

발주 방식부터 확인합니다

공공행사는 계약 금액과 기관 규정에 따라 공개입찰, 제안서 평가를 거치는 협상에 의한 계약, 수의계약 등 발주 방식이 달라집니다. 어떤 방식이냐에 따라 준비 기간과 담당자가 써야 할 문서가 달라지므로 가장 먼저 확인할 항목입니다.

• 수의계약 가능 여부: [확인 필요: 기관별 수의계약 가능 금액 기준]
• 제안서 평가 방식과 기술·가격 평가 비중: [확인 필요: 해당 기관 계약 규정의 평가 기준]
• 공고부터 계약까지 걸리는 기간: [확인 필요: 공고 기간과 제안서 평가 일정]

행사일에서 거꾸로 계산하면, 공고와 평가에 쓰는 기간만큼 대행사가 실제로 준비할 수 있는 기간이 줄어듭니다. 행사일이 정해져 있다면 공고 시점을 먼저 확정하는 것이 좋습니다.

어니스트가 수행한 경기도 의정부시 일자리박람회는 나라장터 공개입찰로 수주해 기획부터 현장 운영·진행까지 맡은 사업입니다.

과업지시서에 적어야 할 항목

과업지시서가 구체적일수록 제안서 비교가 쉬워지고, 계약 후 범위 다툼이 줄어듭니다. 아래 항목은 빠지기 쉬운 것들입니다.

1. 행사 개요: 일시, 장소, 예상 참가 인원, 실내·야외 여부
2. 과업 범위: 기획, 연출, 현장 운영, 무대·음향 등 시스템, 사진·영상 기록 중 어디까지 맡기는지
3. 의전 범위: 내빈 응대, 좌석 배치, 의전 동선 설계를 대행사가 맡는지
4. 안전 관리 책임: 안전관리계획 작성 주체, 안전 요원 배치, 행사 보험 가입 주체
5. 협력사 구성: 시스템 파트 협력사 투입 방식과 승인 절차
6. 기록물 납품: 사진·스케치영상의 납품 형식과 사용 범위
7. 결과보고: 보고서 구성, 제출 기한, 정산 증빙
8. 우천·취소 시 처리: 연기·축소·취소 기준과 그때의 비용 처리

과업 범위는 행사 전체가 아닐 수도 있습니다. 대형 공공행사 안에서 부스 하나를 따로 발주하는 경우도 있습니다. 어니스트는 국가보훈부와 함께 코리아 메모리얼 페스타 안의 6.10 만세운동 챌린지 부스를 기획부터 제작·연출·운영까지 맡았습니다. 이런 경우에는 전체 행사 주최 측과의 반입 시간, 전기 사용, 운영 시간 조율을 과업에 적어두어야 합니다.

영상 기록을 함께 발주한다면 납품 파일 목록과 저작권 사용 범위도 계약 단계에서 정해야 합니다. 이 부분은 공공기관 영상 제작, 발주처가 놓치기 쉬운 세 가지에 따로 정리했습니다.

의전 동선은 프로그램과 따로 설계합니다

기념식·착공식에서 현장 문제는 대부분 프로그램이 아니라 의전 동선에서 생깁니다. 발주 담당자가 대행사와 미리 맞춰야 할 것은 다음과 같습니다.

• 의전 서열과 내빈 명단: 서열과 명단은 주최 기관이 확정합니다. 대행사는 확정된 명단으로 좌석 배치와 소개 순서를 만듭니다. 명단 마감 시점을 행사 전에 정해두지 않으면 좌석표와 사회 원고가 당일까지 바뀝니다.
• 내빈 도착부터 퇴장까지의 동선: 차량 하차 지점, 대기 공간, 입장 순서, 퇴장 경로를 일반 참가자 동선과 겹치지 않게 나눕니다.
• 일정 변경 대비안: 기관장 일정이 바뀌면 축사 순서나 시작 시각이 달라집니다. 순서를 바꾼 진행안을 하나 더 준비해두면 현장 판단이 빨라집니다.

박람회형 공공행사는 접수와 부스 운영이 핵심입니다

일자리박람회·진로박람회는 참가 기관 부스와 방문객이 동시에 움직이는 행사입니다. 무대 프로그램보다 입구 접수와 부스 앞 대기가 운영 품질을 더 크게 좌우합니다.

• 접수 방식: 사전 등록과 현장 접수를 어떻게 나눌지, 대기열이 생기면 어디에 줄을 세울지 정합니다.
• 부스 배치: 인기 부스 앞 대기 공간이 통로를 막지 않도록 배치합니다.
• 참가 기관 안내: 부스 반입 시간, 전기 사용, 비품 목록을 참가 기관에 미리 안내합니다.
• 집계 방법: 결과보고서에 들어갈 참가 인원과 만족도를 어떻게 집계할지 행사 전에 정합니다. 행사가 끝난 뒤에는 다시 셀 수 없습니다.

2026 대진대학교 취업·전공 진로 박람회는 이틀간 4천 명이 참여했고, 방문객 접수를 QR 등록·대기열 관리 프로그램으로 운영했습니다.

협력사 구성과 책임 범위를 나눕니다

공공행사의 무대·음향·조명·LED 같은 시스템 파트는 전문 협력사가 수행하는 경우가 일반적입니다. 대행사는 협력사를 구성하고 일정·반입·현장 운영을 관리합니다. 발주 담당자는 다음을 확인하면 됩니다.

• 투입되는 협력사 목록과 각 협력사의 담당 범위
• 하도급 승인이 필요한지 여부: [확인 필요: 기관별 하도급 승인 기준]
• 현장에서 발주처와 소통할 대행사 책임자 한 명

서울역 100주년 기념행사에서 어니스트는 행사에 필요한 협력사를 섭외해 관리하고 현장 운영을 맡았습니다. 현장 문제는 여러 협력사 사이에서 생기는 경우가 많기 때문에, 발주처가 협력사마다 따로 연락하지 않고 대행사 책임자 한 명을 통해 해결하는 구조가 필요합니다.

안전관리계획은 제안 단계에서 봅니다

야외에서 열리거나 참가 인원이 많은 공공행사는 안전관리계획을 따로 세워야 할 수 있습니다. 수립 대상인지, 언제까지 누구에게 제출해야 하는지 먼저 확인합니다.

• 안전관리계획 수립 대상 여부와 제출 기한: [확인 필요: 안전관리계획 수립 대상 기준 인원과 제출 기한]
• 행사 보험: 주최 측과 대행사 중 누가 가입할지 계약 전에 정합니다.
• 우천 대응: 단계별 판단 시점과 결정권자를 정합니다.

안전 계획을 제안서에서 어떻게 확인할지는 야외 행사 안전·우천 대응, 어디까지 설계해야 하나에서 자세히 다뤘습니다.

행사 종료 후: 결과보고와 정산

공공행사는 결과보고서와 정산이 끝나야 사업이 마무리됩니다. 행사 전에 보고서 목차를 대행사와 합의해두면, 당일 무엇을 기록해야 하는지가 분명해집니다.

• 결과보고서 구성: 추진 개요, 참가 인원과 집계 방법, 만족도 조사 결과, 사진·영상 기록, 개선 사항
• 정산 증빙: [확인 필요: 기관별 정산 증빙 서류 목록]
• 기록물 활용: 사진과 스케치영상은 다음 해 사업 계획과 예산 요청 자료로도 쓰입니다. 사용 범위를 계약서에 적어둡니다.

발주 전 체크리스트

• 발주 방식(입찰·협상·수의계약)과 공고 일정을 확정했다
• 과업지시서에 과업 범위, 의전 범위, 안전 책임, 기록물 납품 조건을 적었다
• 내빈 명단 마감 시점과 의전 서열 확정 주체를 정했다
• 박람회형이라면 접수 방식과 인원 집계 방법을 정했다
• 협력사 목록 제출과 현장 책임자 지정을 요구했다
• 안전관리계획 수립 대상 여부와 보험 가입 주체를 확인했다
• 결과보고서 목차와 정산 증빙 목록을 합의했다